회의록 작성법 및 예문

회의록 작성법 및 주의사항

1. 회의록의 정의

• 회의란 어떤 단체의 주관자 또는 정책입안자가 기안한 의안을 관계자들을 불러 모아 의견을 묻거나 동의를 구하여 객관화 시키고 결정하는 일입니다. 따라서 어떤 단체에서 회의 참석자들이 공통된 과제에 대해 의견을 교환하거나 문제의 해결 방법을 모색하는 과정을 기록하여 보존하는 것이 바로 회의록입니다.

2. 회의록의 중요성

• 회의에서 작성한 회의록은 상사나 경영간부에게 보고하고 어떤 사안을 결정된대로 집행할 때 그 사업의 근간이 되며 법적 효력을 발휘하여 적*부의 기준이 되기도 하는 것이 관례입니다. 따라서 회의록은 회의에서 토의된 중요한 내용과 결정된 사항들을 적절한 형식을 갖추어 정확하게 기록*보존해야 하는 법적  문서입니다.

• 회의록은 회의에서 토의되고 제안*결정된 안건의 처리에 관한 사항을 기록하게 되므로 회사에서 결정된 사항을 대내외에 알리는 증거 서류가 됩니다. 그리고 회의록을 통해 논의된 사업의 집행 사항이나 예정 사항을 상사와 의논하면 처리해야 할 작업이 수월해 질 것입니다.

• 또한 회의록은 해당 단체 의사결정 기구의 합의문(중론)이기 때문에 그 단체의 구속력이 발휘 되기도 합니다.

3. 회의록의 구성요소

가. 회의명, 날짜, 시간, 장소

나. 참석자 명단 과 불참자 명단 (또는 옵서버 명단)

다. 전 회의록 승인 내용

라. 상정 안건 명

  - 주제에 대해 논의될 참고 사항(제안, 제안사유, 관련 법조항)

마. 회의내용

  - 의장의 의안상정,제안설명,토론,성안(동의제청),표결, 결론, 결정된 안건 선언

바. 다음 회의 날짜와 시간

사. 결재자 의견

아. 수신처란(타부서 배포가 필요할 경우)

자. 회의록은 매장마다 앞장과의 간인을 각 참석자 도장으로 꼭 해야 합니다.

4. 회의록의 종류

연락을 위한 회의록	정보 전달이 주 목적인 회의록   ◎ 부서 내 미팅             ◎ 정례 회의   ◎ 사내 전체 회의           ◎ 부문별 회의   ◎ 계급별 회의
문제 해결을 위한 회의록	의견을 제기하면서 해결책을 모색하는 회의록   ◎ 영업 회의                ◎ 신상품 개발 회의   ◎ 프로젝트 회의            ◎ 판매계획 검토 회의   ◎ 기획 회의

표1

5. 회의록 작성 시 유의사항

회의록에 반드시 포함되어야 할 사항은 회의의 핵심 안건과 그 안건에서 나온 결론, 회의 후 취해야 할 행동과 스케줄, 책임자의 정보입니다. 이러한 사항이 포함되어 있으면 회의록의 목적에 부합되는 문서가 될 것입니다.

(1) 회의 안건을 자세하게 기록해야 합니다.

회의록을 작성하는 이유는 회의의 의제와 그 결정사항, 그리고 결정되기까지의 과정을 자세하게 기록하기 위해서입니다. 어떠한 안건이 결정되기까지 어떤 의견이 있었으며 찬반의견은 어떠했는지 등 회의의 모든 과정을 자세히 기록하여야 합니다. 회의록을 작성하는 사람의 개인적인 생각으로 회의 내용을 삭제하거나 자신의 생각을 추가하는 일이 없도록 주의하여 주십시오.

(2) 첨부할 자료를 꼼꼼히 챙겨야 합니다.

만약 회의록만으로 확인할 수 없는 자료에 대해서는 첨부 자료를 만들어 회의 참석자들에게 나누어 주도록 합니다. 따라서 회의록 작성자는 회의가 시작되기 전 상사와 의논하여 회의의 안건과 의논해야 할 사안에 대해 검토한 후 필요한 자료를 정리하여 문서로 만들어 두는 것이 좋습니다.

(3) 논점을 알기 쉽게 기록합니다.

회의록은 상사에게 보고되는 서류일 뿐 아니라 공식적인 업무를 기록하는 자료이므로 객관적인 태도로 서술해야 합니다. 회의의 논점을 정확히 파악하고 알기 쉽게 정리하는 노하우가 필요합니다.

회  의  록		결  재	담 당			조 장			반 장
회  의  명	○○작목반 (   )연도 임원회
일      시	○○○○년 ○월 ○일 19시00분~20시00분			장    소			○ 마을회관
회 의 자 료	○○부 ○○보고서, ○○부 ○○자료, ○○부 ○○리스트
참석자 명단	○○○반장, ○○○부반장, ○○○총무, ○○○조장, ○○○조장
회  의  내 용	1. 마을별 반원현황 보고서      • ○○마을의 전년도 현황보고 - 재작년 대비 ○○% 감소     • . . .   2. 사업 강화    • 전년도 사업결과를 바탕으로 금년도 사업방침 검토    • 부실반원의,지속적 점검    • . . .   3. 온라인 매출 목표액 ○○○억원    • 2차 영업 회의에서 매출계획 및 향후 전략의 세부사항을 보고    • . . .
결재자 의견	○○의 농가현황 제출요망.

표2

※ 작성요령

① 결재

회의에 참석하지 않은 상사나 상부에게 회의 내용을 전달하기 위한 결재 과정입니다.

② 회의명

회의의 핵심 안건을 기재하는 항목, 여러 안건이 있을 경우 모두 적는 것이 좋습니다.

③ 일시 및 장소

회의 개최 시기 및 장소를 적는 항목입니다. 시간은 가급적 24시간제로 함이 좋습니다.

④ 회의자료

회의를 진행하면서 필요한 자료를 첨부하여 회의 참석자들에게 배포하도록 합니다.yes

⑤ 참석자 명단

회의에 참석한 사람과 불참한 사람들 또는 옵서버의 명단을 적는 항목입니다.

⑥ 회의 내용

회의 안건의 세부 사항을 적는 항목입니다. 회의 참석자들의 찬반 의견이나 회의 중 논의 된 사항을 일목요연하게 정리합니다. 회의 안건에 대한 진행 사항이나 계획 등을 적고 다음 회의에 논의할 사항을 따로 기입해 둡니다.FORM

⑦ 결재자 의견

회의록을 결재한 상사의 의견을 적는 항목입니다.

⑧ 문서번호

상기와 같이 회의록을 작성할 경우에는 문서의 체계적인 관리를 위하여 문서의 고유번호 내지는 문서의 코드를 정해 문서를 일관성 있도록 분류하여 관리해야 합니다. 체계적인 문서관리 분류는 해당문서를 관리하거나 되찾을 때 효율적입니다.

⑧ 문서보관

문서는 반드시 일건철로 보관합니다. 일건 철이란 표지, 공문의 기안문, 공문의 시행문, 부속자료(회의자료), 회의록(관련사진포함), 경비내역, 평가서(결재자의 의견서),등을 하나의 문서철로 묶어 종류별, 일자별로 보관하는 것을 말합니다.

공문서를 발송하지 않고 대내에서 부서별, 팀별로 실시하는 회의문서는 표2의 부전지를 회의록 맨 앞에 첨부하여 묶어 두어도 무방합니다.

(예문)

해제 제1지구 양파 작목반 회의록

 1.일시:2007년 8월 14(화) 10:00~12:00

 2.장소:양월리 명양 마을회관

 3.안건:작목반 교육과 구성실제

 4.참석인원:14명

  5.진행경과

                           

  음료수등 각 교육용 준비물 점검하여 전영남조합장, 김옥길 총무과장, 홍석주 고문이 해제면 양월리 명양 마을회관으로 출발하여 09:50경 도착하다.

노트북과 프로잭트 빔을 설치하여 교육 환경 준비하고 도착하는 계약재배 조합원들을 맞이하여 10:05경 교육 시작하다. 사회 겸 진행을 담당한 홍석주 고문이 전영남 조합장으로 하여금 인사말을 하게 하니

전영남조합장은 조합장으로서 취임 후 지역순회 첫 번째 모임을 가지게 되어 반가움과 더욱 열심히 하겠다는 결단의 마음으로 이 자리에 섰다며 협동조합의 원리와 실천 목표대로 본 서남부 농협이나 조합원 모두가 똘똘 뭉쳐 어디에서고 뒤지지 않는 명실공이 멋진 조합을 꾸려 나가자고 역설하다.

이어 홍석주 고문의 간략한 협동조합 교육이 실시되며 작목반의 설치 목적을 설명하고 구성실제에 들어가다. 어떤 단체를 구성하려면 먼저 뜻을 같이 하는 몇 사람이 모여 준비 위원회를 만들고 거기서 예비로 임원이나 규약을 만들어 본 단체 구성 시 인준을 받는 게 통례인대 그런 절차를 밟을 것인지, 아님 절차를 간소화하고 시간을 절약하는 차원에서 홍석주 고문이 임시 의장이 되어 작목반 틀을 만들어 온 규약을 채택 통과 시키고 임원 선출을 하여 그 임원들에게 본 단체를 위임시키고 물러나는 절차를 밟을 것인지를 묻다. 모두들 후자를 선택하여 절차를 간소화 하고 시간을 절약하자고 동의 재청하므로 가부 여부를 물으니 전원 찬성하여   그렇게 하기로 결의된 것을 선언하며 임시의장은

현제 모인 인원수대로 개회된 것을 선언하다.

 6. 의안심의

 제1호의안:작목반규약 채택 승인의 건

의장: 제1호의안을 상정한다고 선언하며 먼저 규약 예시문을 보여 주면서 한조씩 설명하고 심의하다. 

일동: 예시문대로 채택하자고 동의 재청하다.

의장: 채택하자는 성안이 되었으므로 또 다른 의견 있는지 묻다.

일동: 없다고 하다.

의장: 설명을 들은대로 본 예시문을 해제 제1지구 작목반 규약으로 채택 승인을 찬성하는 사람들은 박수로 표하라고 하다.

일동: 전원 찬성의 표시로 박수를 크게 치다.

의장: 혹 반대의사나 다른 의견 있는지 물으니 아무도 없다고 하다.

    그리하여 제1호의안 규약 예시문이 해제 제1지구 양파작목반 규약으로 전원 찬성하여 채택 승인된 것을 선언 하다.

제2호의안:임원선출의 건

의장: 제2호의안을 상정한다고 선언하며 규약문에서 정한 임원선출을 한다고 설명하다.

임원은 반장, 부반장, 총무를 선출하고 나머지 임원은 선출된 3명의 임원이 심의하여 뽑고 본 회에서 인준을 받도록 하겠다고 말하며 현제 인원중에서 반장으로서의 적임자가 누구인지 말로써 추천하여 한사람을 새우고 그 사람을 재청으로서 후보 확정하며 같은 방식으로 후보를 몇 사람이라도 내 새울 수 있다고 설명하며 한사람의 후보추천에 뒤이어 재청이 없으면 후보가 성립하지 않는다고 회의 규칙을 설명하다.

반원: 황귀남씨가 반장으로서 적임자라며 추천이 있고 뒤이어 재청이 있어 황귀남씨가 반장 후보로서 먼저 결정되었노라고 선언하다.

의장:또 다른 후보를 성안 시킬 것인지 물으니 아무도 없다고 하여 반장 후보는 단독 결정되었노라고 선언하고 황귀남씨를 반장으로 당선시키것을 찬성하는 사람들은  박수를 치도록 말하다.

일동:모두가 박수를 치다.

의장:전원이 박수를 쳐 찬성을 표해 주셨는대 혹 반대하는 분이 있으면 손들어 표해 주기 바란다고 말하다.

일동:아무도 없다고 하다.

의장:해제 제1지구 양파 작목반반장은 황귀남씨가 당선된것을 선언하다. 이러한 방법으로 부반장에는 주광운씨가, 총무에는 이성모씨가 당선된 것을 선언하다. 임시의장은 당선된 3분의 임원들이 별실로 들어가 감사 1명, 각 부락 연락책임자인 조장 1명씩을 선임해 줄 것을 말하고 정회하다. 정회 중 본 농협 김옥길 과장의 공지사항 전달을 하도록 요청하다.

김옥길 과장: 본 작목반 구성과 관련한 제반 사항과 향후 본 농협의 대 조합원 자세등을 설명하다.

의장: 선임결과가 들어오자 임시의장은 속회를 선포하고 좌중이 정돈할 것을 주문하여 모두 한 자리에 앉자 감사 1명과 조장을 발표 하고 모두가 찬성하는지 혹 반대의견 있는지 등을 묻고 일괄 신임을 물으며 박수로 표시해 줄것을 말하다.

일동: 큰 박수로 찬성을 표하고 반대의사 없음을 나타내다.

의장: 모든 임원선출이 다 끝났음을 선언하다. 임시의장은 선임되어진 임원들을 앞으로 등단시키고 취임승락의 표시로 인사하게 하며 다른 반원들은 격려하고 협조하겠다는 취지의 박수를 치다. 총무에게 업무 설명을 하고 추후 각 작목반 구성이 완료 되는대로 본 농협 교육관에서 임원 회의를 추진하겠다고 말하다. 본 반장에게 회의 모든 진행과 업무를 이관하고 임시의장은 박수를 받으며 하단하다. 해제 제1지구 작목반장인 황귀남씨는 등단하여 앞으로 잘하겠다는 취지의 인사말을 하고 일동은 박수 치다.

직책	반장	부반장	총무	감사
이름	황귀남	주광운	이성모
비고	신월	지도	신월

선출되어진 임원 명단은 아래와 같다.

7. 폐회선언:

반장:모든 회의 절차가 끝났으므로 본 회의를 어떻게 할것인지 묻다.

일동:폐회를 동의하고 여기저기서 재청하다.

의장:폐회 동의 재청이 들어 왔으므로 이의 있는지 묻고 아무도 이의 없다고 하자 의장은 본 작목반 회의가 폐회되었다고 선언하다.

이상으로 금일 상정된 의안 심사가 원만히 집행된 것과 이상 없음을 확인하며 참석자중 임원들이 기명 날인하다.

                                                            2007. 8  14.

               의    장(반장)            황       귀     남  (인)

               부    반    장            0         0     0   (인)

               총          무            0         0     0   (인)

               감          사            0         0     0   (인)

               조          장            0         0     0   (인)